Способы предоставления акта сверки с «РТС-тендером»

Компаниям, работающим на рынке государственных или коммерческих закупок, необходимо знать, как получить акт сверки с «РТС-тендером». Площадка используется многими крупными заказчиками и занимает 2-е место по числу опубликованных заявок (данные соответствуют статистике за 2019 г.). В качестве исполнителей могут выступать как юридические или физические лица, так и индивидуальные предприниматели либо самозанятые граждане.

Что представляет собой акт сверки с «РТС-тендером»

Документ представляет собой формуляр, в котором указаны взаиморасчеты заказчика и исполнителя за фиксированный период (например, месяц, квартал или год). Бланк заполняется на дату подачи запроса, содержит данные о приходе и расходе денежных средств. Формуляр позволяет определить сальдо на начало отчетного периода и на момент формирования отчета. В документе указываются координаты компаний, находящихся в партнерских взаимоотношениях.

Запрос данных за истекший месяц допускается только после закрытия периода бухгалтерскими отчетами, оформление которых завершается до 15-го числа последующего месяца.

Когда может понадобиться

Документ необходим для определения:

• взаимных задолженностей;
• объема поставок по различным контрактам;
• сальдо на начало и конец расчетного периода.

Сверка является одним из этапов внутреннего контроля, направленного на проверку корректности оформления бухгалтерской документации. В случае обнаружения ошибок заявитель корректирует данные, обеспечивая правильность налоговых расчетов. Акт позволяет обнаружить неправильно оформленные платежные поручения или отсутствие перечисленных средств по уже выполненным контрактам.

До момента прояснения корректности заполненных реквизитов обязанности по уплате налогов исполненными не считаются, что приводит к штрафным санкциям.

Способы получения документа

Вплоть до середины 2021 г. оформление акта производилось в бумажном виде, требовало от заявителя заполнения заявок и занимало много времени. С августа 2021 г. появилась возможность подачи запроса по электронной почте (с использованием «Личного кабинета»). По-прежнему доступно получение формуляра в бумажном виде, но заполнение бланка и заверение его печатями производятся только по отдельному заявлению. Все документы, направляемые «РТС-тендером» заявителям, подписываются факсимильным оттиском действующего руководителя – Лишенкова В. Н.

Поскольку система электронного документооборота находится в стадии тестирования, то многие пользователи сталкиваются с проблемами при подаче заявки. Служба технической поддержки в этих случаях рекомендует отправлять заявление в стандартной бумажной форме. Площадка продолжает дорабатывать систему и заявляет постепенный перевод в электронный вид всего перечня документов, используемых при взаимодействии участников закупок.

В «Личном кабинете»

Площадка предусматривает регистрацию участников торгов, что позволяет создать общую базу данных и упрощает обмен информацией.

Юридическое или физическое лицо имеет доступ к «Личному кабинету», в котором производится подача заявок на участие в торгах и имеется дополнительная информация. Набор функций зависит от статуса участника, который является заказчиком либо исполнителем. Доступ осуществляется при помощи электронной подписи или логина и пароля.

Для подачи заявления в электронной форме необходимо:

1. Авторизоваться на площадке «РТС-тендер». Данные о логине и пароле сообщаются участникам торгов на стадии регистрации. Наличие криптографической защиты и электронного ключа предотвращает несанкционированный доступ к «Личному кабинету».
2. Выбрать в ЛК раздел просмотра документов и финансов.
3. Перейти к вкладке закрывающей документации, а затем найти и нажать в реестре финансовой отчетности кнопку запроса документации.
4. Указать временной интервал, за который необходимо получить акт (в формате дд.мм.гг.). При неправильном вводе система уведомит пользователя об ошибке.
5. Нажать на кнопку подачи запроса информации. В отдельном поле будет отображаться статус заявки.
6. Дождаться формирования документа, который автоматически подписывается факсимильным оттиском руководителя «РТС-тендера» и дополнительно заверяется печатью. Следует учесть, что невозможно получить акт сверки, содержащий информацию о взаиморасчетах, проведенных в текущем месяце. Система позволяет формировать бланк неограниченное количество раз. Дополнительная плата за доступ к электронному документообороту не предусмотрена. Передаваемый заявителю электронный бланк защищен от неправомерной корректировки.

Запрос на предоставление оригинала

Если поставщику требуется бумажный вариант акта, то площадка «РТС-тендер» выдает формуляр на основании отдельного заявления. Для оформления запроса необходимо использовать фирменный бланк компании, которая подает запрос. Заявление подается на имя действующего генерального директора площадки – Лишенкова Владимира Николаевича.

Бланк заверяется печатью компании и подписью действующего руководителя или лица, являющегося его заместителем на основании доверенности.

Как запросить акт сверки: пошаговая инструкция

При оформлении заявки в электронном виде не требуется вносить дополнительные сведения, но необходимо указать временной интервал, за который формируется отчет. Прочие данные попадают в систему из бухгалтерской документации, оформляемой ежемесячно. По этой же причине невозможно получить сведения о взаиморасчетах за текущий месяц (независимо от дня подачи заявки). Акт доступен только в случае работы с контрактами, заключаемыми в рамках Федеральных законов №№ 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Информация, которую необходимо отметить в письме

Для получения бумажного варианта сверки необходимо оформить письмо, в котором должна присутствовать следующая информация:

• официальное наименование и идентификатор ИНН компании;
• номер счета участника «РТС-тендера», который является виртуальным и используется для взаиморасчетов с партнерами;
• временной интервал, за который необходим расчет (с учетом невозможности выдачи данных за текущий месяц);
• полный почтовый адрес (с указанием индекса) для доставки заказного письма с документацией.

Заявление оформляется в соответствии с требованиями «РТС-тендера», а затем сканируется для отправки по электронной почте. Для обмена информацией существует отдельный ящик – info@rts-tender.ru. В теле письма можно продублировать запрос. Срок доставки бумажной корреспонденции не регламентируется и зависит от качества работы службы доставки. Время ожидания варьируется от 5 дней до 2 календарных недель. Для получения акта по контрактам в соответствии с 223-ФЗ необходимо отправить заявку на электронную почту info223@rts-tender.ru