Советы и рекомендации инвестору по ведению отчетности в Excel

Зная, как вести портфель ценных бумаг в Excel, можно оформлять и хранить отчетность, а также определять стоимость портфеля без применения интернет-сервисов, облачных технологий и подключения ко Всемирной паутине. Таблица в Excel помогает фиксировать финансовые инструменты: акции, облигации, фондовые активы, фактическую наличность и другие показатели.

Почему Excel – незаменимый «помощник» инвестора

Преимущества учета с помощью таблиц Excel:

• ведение отчетности как в форме простой таблицы, так и в конфигурации многостраничной книги с автоматизированным внесением данных и моментальным составлением необходимых выписок и ведомостей;
• использование только нужных функций (без лишних опций);
• хранение отчета на компьютере без доступа к интернету (гарантия защиты от посторонних глаз, которая усиливается, если файл защитить паролем).

Единственный недостаток использования Excel – это риск утери файла из-за поломки ноутбука. Чтобы этого избежать, применяйте облачные сервисы для хранения информации первостепенной важности. Отдельная папка на компьютере регулярно синхронизирует хранящиеся в ней данные с облаком, и файлы постоянно обновляются.

Преимущества использования программы

Excel позволяет практически моментально изменить систему учета. Методы ведения бизнеса и инвестирования будут меняться при любых обстоятельствах. А специализированные интернет-сервисы продолжат держать своих пользователей в заданных разработчиками рамках.

Финансовые проекты любого инвестора должны быть независимы от программистов и разработчиков. Каждый модный интернет-проект, предлагающий широкие возможности по ведению инвестиционной отчетности, в любой момент может закрыться, обновления – перестать выходить, техническая поддержка – оказаться недоступной.

Правила ведения отчетности

Чтобы научиться делать качественные отчеты в Excel, придерживайтесь правил:

1. Располагайте числовые данные в логическом порядке: от большего к меньшему.
2. Выделяйте в больших числах пробелом разряды.
3. Убирайте лишние знаки после запятых.
4. Не используйте яркую сетку.
5. Проектируйте таблицы лаконично, чтобы их дизайн не отвлекал от информации.
6. Выделяйте шапку, а вместе с ней столбцы и строки с итогами.
7. Печатайте отрицательные переменные красным шрифтом, а второстепенные значения – серым.
8. Визуализируйте данные внутри таблиц, рисуя гистограммы и располагая мини-графики прямо в ячейках.
9. Рисуйте графики и диаграммы – они помогут выделить в информационном потоке выгодные тренды, взлеты и падения, взаимосвязи между отдельными элементами. Визуально представленные материалы запоминаются легче и быстрее, чем текст и таблица.

Если отчетность большая и занимает несколько десятков листов, сделайте оглавление со ссылками на каждый лист.

Движение денежных средств по счету

Общий план движения денежных средств по счету может состоять из нескольких блоков на каждый месяц или другой период.

Как общий, так и ежемесячный план должен включать в себя следующие части:

1. Денежный остаток на начало периода.
2. Зачисление денежных средств в течение всего года.
3. Вывод денег за временной промежуток.
4. Прибыль или убыток от финансовой деятельности (сальдо) – разницу между выведенными и зачисленными деньгами. При перечислении больших сумм за год этот параметр может быть отрицательным, но это не показатель убыточности инвестирования. Главное, чтобы сальдо и текущий баланс счета в сумме были больше нуля.
5. Остаток денежных средств на конец периода.

Дополнительно можно вести детализированную статистику по зачислениям и выводам денег со счета.

Состав портфеля

На этом листе Excel таблица должна иметь следующие графы:

• название ценных бумаг;
• количество;
• общую стоимость ценных бумаг 1 наименования;
• долю в портфеле.

Дополнительно можно составить круговую или иную диаграмму, визуально показывающую отношение стоимости каждого вида бумаг к общей цене портфеля.

Этот блок позволяет отслеживать динамику финансовых активов и при необходимости ребалансировать их.

Динамика портфеля по годам

Распределение информации по годам нужно для анализа инвестиционной деятельности за прошлые периоды, для подсчета доходности от вложений за несколько лет.

В этой таблице рекомендуется вести следующие графы:

• год;
• денежный остаток на начало года;
• остаток денежных средств на конец периода;
• сумму средств, внесенных в течение года;
• сумму финансов, выведенных за это время;
• результат управления – разницу между денежными остатками на начало и конец года;
• прирост капитала – результат управления, деленный на сумму активов на конец временного промежутка.

Некоторые бизнесмены при этом еще подсчитывают показатель чистой доходности – сравнивают результаты своей инвестиционной деятельности с прибыльностью по банковскому депозиту или с индексом Мосбиржи.

Учет дивидендов и купонов

Если бизнес нацелен на получение купонов и дивидендов, то отслеживание купонных и дивидендных выплат по итогам года исключительно необходимо.

Таблица по учету этих показателей может состоять из следующих столбцов или строк:

• наименования акций и облигаций;
• количества имеющихся ценных бумаг;
• дивидендов или купонов в расчете на 1 акцию или облигацию;
• общего размера дивидендного или купонного дохода по каждому наименованию;
• того же за вычетом НДФЛ.

В итоговой графе указывается общий доход по купонам и дивидендам со всех активов за весь год.

Сделки с ценными бумагами

Лист в книге Excel по сделкам с ценными бумагами необходимо вести так, чтобы по каждому наименованию актива была своя таблица. Если фондов много, листы со сделками можно оформить в виде отдельной книги, а итоги по каждой таблице вывести в общую ведомость.

Отчетность по сделкам можно вести с помощью нескольких граф:

• общих сумм покупки и продажи;
• количества полученных дивидендов или купонов;
• сальдо – разницы между показателями сумм покупки и продажи;
• сальдо за вычетом дивидендов;
• безубыточной цены – суммарной стоимости акций в портфеле за минусом сальдо;
• безубыточной цены с учетом дивидендов, высчитываемой с помощью показателя сальдо с вычетом дивидендов.

Сводные таблицы, группирующие финансовые результаты по каждой категории, для лучшей информативности удобно вести с учетом типа дохода (дивидендного, купонного или спекулятивного) и по годам.

Возможные проблемы и сложности работы

При работе с Microsoft Excel часто встречаются следующие трудности и ошибки пользователей:

1. Отсутствие заголовков к столбцам. Это может привести к тому, что такие инструменты, как сортировка, фильтрация или умные таблицы, будут работать некорректно или не функционировать совсем.
2. Пустые столбцы и строки внутри таблицы. Они тоже ведут к некорректной работе Excel. Ненужные строки и столбцы лучше удалять.
3. Несколько таблиц, расположенных на 1 листе. Фильтрация одной таблицы будет влиять на другую. В отдельных случаях закреплением областей станет невозможно пользоваться.

Рекомендации:

1. Если разносить информацию по отдельным листам книги Excel, то сильно затрудняется аналитическая работа с этими данными. Поэтому необходимый для изучения материал (годовой, месячный отчеты) лучше выносить на отдельный лист.
2. Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Не рекомендуется выделять цветом строки и столбцы – лучше стилем. Обязательно добавлять в таблицы автоматическую фильтрацию и закрепление областей.
3. Не злоупотреблять объединением ячеек, чтобы не возникло проблем при их перемещении и вставке, манипулировании диапазонами, в которые они входят, и др.
4. Не писать в одной ячейке таблицы числа и текст («Руб.» или USD, например). Арифметические операции с ними невозможны.

Эти советы предназначены для начинающих пользователей Excel.

Полезные советы и общие рекомендации

Некоторые инвесторы, учитывая суммы зачислений и выводов денежных средств из портфеля, записывают даты каждой транзакции и ее причины (зачем снимал деньги, почему купил или продал). Эти данные помогают при налоговой оптимизации.

Большая часть вкладчиков капитала диверсифицируют свои инвестиционные портфели, приобретая активы разных эмитентов и всевозможных секторов экономики. Но и хороший диверсифицированный кейс необходимо регулярно пересматривать, возвращаясь к условным соотношениям. Для каждого инвестора они свои. В качестве простого примера пропорций можно представить портфель, состоящий из 33% акций, 33% облигаций и 33% драгметаллов.

При регулярной ребалансировке портфеля, возврате к ранее принятой его структуре реализуются принцип «Покупай дешево, продавай дорого», а также стратегия усреднения. Это помогает вести учет состава инвестиционного кейса в соответствующей таблице Excel.